Делопроизводство и архивное дело: нововведения
Новая Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников

Семинар

На семинаре член рабочей группы по разработке НПА прокомментирует изменения законодательных норм в сфере делопроизводства и архивного дела, внесенные постановлением Минюста от 10.01.2024 №2, будут даны рекомендации по внесению изменений в собственную инструкцию по делопроизводству, в Положение об архиве, в номенклатуру дел и т.д., прокомментирован новый порядок формирования, ведения и хранения личных дел работников.

Секретари организаций, делопроизводители, работники канцелярий, отдела кадров, архивариусы.

1.Правовое регулирование управления документами.

Краткий обзор Закона Республики Беларусь «Об архивном деле и делопроизводства», иных нормативных правовых актов в сфере архивного дела и делопроизводства.

Новая редакция Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях (постановления Минюста от 10.01.2024 №2 и от 30.04.2024 №25, вступают в силу с 01.07.2024).

2.Документирование управленческой деятельности с учетом нововведений. 

-Способы и средства документирования.

-Порядок оформления реквизитов документов.

-Виды бланков документов.

-Требования к текстам документов.

-Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов (приказ, распоряжение, протокол, акт, докладная записка, заявление, письмо).

3.Процессы и средства управления документами.

-Классификация и учет документов.

-Правила регистрации документов. Регистрационно-контрольные формы. 

-Определение сроков хранения документов.

-Организация доступа к документам.

-Обеспечение сохранности документов в процессе оперативного хранения документов. Порядок действий в случае утери документов.

-Совершенствование документооборота.

4.Использование в делопроизводстве документов в электронном виде.

Соотношение терминов «электронный документ» и «документ в электронном виде». Особенности электронного документа. Работа с копиями электронных документов на бумажном носителе. Допустимые форматы файлов. Подготовка к передаче документов в электронном виде в архив организации: примеры реализации в системе электронного документооборота.

Изменения в Инструкцию о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 06.02.2019 №19 (постановление Минюста от 02.07.2024 №46)

5.Отдельные виды делопроизводства в организации. Особенности организации работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, документами по рассмотрению обращений граждан и юридических лиц, документами по осуществлению административных процедур.

6.Новый порядок составления и оформления номенклатуры дел организаций, примерных и типовых номенклатур дел. Внесение изменений.

7.Формирование, ведение и хранение личных дел работников с 2.06.2024 года. Новая Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников (постановление Министерства юстиции от 23 мая 2024 г. № 29)¸ вступила в силу с 2 июня 2024 г.

Архивное делопроизводство. Хранение документов. Основные задачи и функции архива организации. Организация его работы. Ведение основных и вспомогательных учетных документов. Передача функций архива организации на аутсорсинг.

Экспертиза ценности документов. Создание экспертной комиссии. Разработка положения об экспертной комиссии. Порядок проведения экспертизы, оформление результатов.

Уточненный порядок формирования и оформления дел. Подготовка и передача дел на хранение в архив организации. Требования к формированию и оформлению дел при подготовке к передаче в архив.

Составление и оформление описей дел при передаче документов в архив организации. Новое в порядке составления описей дел структурных подразделений организации. Составление сводных описей дел в архиве организации.

Передача дел в архив организации.

Порядок уничтожения документов и дел с истекшими сроками хранения.

193 рубля (без НДС, согласно ст.326 НК РБ)